Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì

Hồ sơ xin thẻ là hồ sơ của doanh nghiệp nhiều hơn là của cá nhân. Phần lớn thời gian chuẩn bị nằm ở bộ phận hành chính, không ở người xin.

Nhóm giấy tờ pháp lý

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, và các giấy phép con nếu ngành nghề có điều kiện.

Hãy dùng bản mới nhất. Giấy đăng ký đã thay đổi mà nộp bản cũ là lỗi hay gặp và làm chậm hồ sơ.

Nhóm nghĩa vụ thuế

Xác nhận tình trạng thuế, báo cáo tài chính, và tờ khai của các kỳ gần nhất.

Đây là phần cơ quan xét kỹ. Doanh nghiệp còn nợ thuế thường bị dừng ngay ở bước này.

Nhóm lao động

Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm của người xin thẻ, và chứng từ đóng bảo hiểm.

Những giấy tờ này chứng minh bạn thật sự làm việc tại doanh nghiệp và giữ đúng vị trí đã khai.

Nhóm hoạt động thực tế

Hình ảnh nhà xưởng, danh mục sản phẩm, trang thông tin doanh nghiệp, và các ấn phẩm giới thiệu.

Những thứ này không bắt buộc nhưng chúng giúp người xét hình dung doanh nghiệp của bạn là một hoạt động thật chứ không chỉ là một bộ giấy tờ.

Nhóm giao dịch quốc tế

Hợp đồng với đối tác trong khối, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán quốc tế, và thư từ giao dịch.

Đây là nhóm quyết định nhất và cũng là nhóm hay bị chuẩn bị sơ sài nhất. Hãy chọn những thứ liên quan trực tiếp tới các nền kinh tế thành viên.

Thời gian gom hồ sơ

Với doanh nghiệp lớn có nhiều cấp phê duyệt, riêng phần này đã mất vài tuần tới vài tháng.

Hãy bắt đầu sớm hơn nhiều so với thời điểm bạn cần dùng thẻ, và phân công một người theo dõi toàn bộ.

Ảnh và mẫu chữ ký

Hồ sơ cần ảnh đúng chuẩn và đôi khi cả mẫu chữ ký để in lên thẻ. Ảnh không đạt là lý do rất hay khiến hồ sơ bị trả lại.

Hãy chụp ảnh mới tại tiệm với đúng quy cách được yêu cầu, thay vì dùng ảnh cũ còn lưu trong máy.

Bản sao và chứng thực

Phần lớn giấy tờ cần bản sao chứng thực hoặc bản sao có đóng dấu của doanh nghiệp.

Hãy hỏi rõ yêu cầu cho từng loại thay vì chứng thực tất cả, vì việc này tốn thời gian và chi phí không cần thiết.

Nhóm giấy tờ của người xin

Hộ chiếu, ảnh đúng chuẩn, phiếu lý lịch tư pháp, và các giấy tờ chứng minh vị trí công tác.

Phần này do chính người xin chuẩn bị, nhưng bộ phận hành chính nên kiểm lại trước khi gửi đi, vì một sai sót nhỏ ở đây làm chậm cả bộ hồ sơ.

Số hoá toàn bộ hồ sơ

Quét mọi giấy tờ đã nộp và lưu trong một thư mục chung của doanh nghiệp.

Lần cấp lại hoặc khi xin cho người tiếp theo, bạn chỉ cần cập nhật những phần đã cũ thay vì gom lại từ đầu.

Kiểm tra chéo trước khi nộp

Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, và tên người xin phải giống nhau ở mọi văn bản.

Sai lệch nhỏ giữa các giấy tờ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại để bổ sung.

Giấy tờ có thời hạn nên làm sau cùng

Xác nhận thuế và phiếu lý lịch tư pháp có hiệu lực ngắn. Làm chúng quá sớm là phải làm lại.

Hãy gom xong nhóm giấy tờ không hết hạn trước, rồi mới làm nhóm có hạn ngay sát ngày nộp.

Lập quy trình nội bộ nếu xin cho nhiều người

Một danh sách giấy tờ chung cho doanh nghiệp, cộng phần riêng cho từng người. Gom một lần cho tất cả tiết kiệm rất nhiều công.

Và hãy lưu bộ hồ sơ này lại, vì lần cấp lại sau vài năm sẽ cần đúng những thứ đó với dữ liệu cập nhật.

Lịch trình gom hồ sơ

Đặt hạn nội bộ cho từng nhóm giấy tờ, sớm hơn hạn nộp thật vài tuần. Với hồ sơ nhiều đầu mối, đây là cách duy nhất giữ được nhịp.

Và hãy chốt một người ký duyệt cuối, thay vì để hồ sơ chạy vòng giữa các bộ phận.

Ai nên đứng ra làm đầu mối

Một người ở bộ phận hành chính hoặc nhân sự, không phải chính người xin thẻ.

Người xin thẻ thường là người bận nhất, và hồ sơ cần có người theo dõi liên tục trong nhiều tháng.

Hỏi đáp