So sánh chi phí hai công cụ theo năm

Con số thật chỉ hiện ra khi bạn tính cả thời gian và chi phí ẩn, không chỉ tính lệ phí. Đây là cách làm phép so sánh cho đúng.

Chi phí trực tiếp của thị thực

Lệ phí mỗi lần nhân với số lần xin trong năm, cộng phí dịch vụ nếu dùng, cộng chi phí đi lại để nộp và nhận.

Với người xin cho nhiều nơi mỗi năm, con số này lớn hơn nhiều người tưởng khi cộng lại.

Chi phí trực tiếp của thẻ

Lệ phí một lần chia cho số năm của chu kỳ, cộng chi phí giấy tờ và dịch thuật ở lần chuẩn bị.

Tính theo năm, con số này thường nhỏ hơn nhiều so với tổng phí thị thực của người đi lại thường xuyên.

Thời gian của nhân sự

Mỗi hồ sơ thị thực tốn vài giờ chuẩn bị. Hồ sơ thẻ tốn nhiều tuần công nhưng chỉ một lần cho cả chu kỳ.

Hãy quy đổi thời gian thành chi phí, vì đây thường là khoản lớn nhất và cũng là khoản ít ai tính.

Chi phí ẩn của việc xin gấp

Khi hồ sơ thị thực phải làm gấp, phí dịch vụ tăng và rủi ro sai sót cũng tăng theo.

Khoản này ít khi được ghi vào bảng so sánh, nhưng với doanh nghiệp hay có chuyến đột xuất thì nó là một phần đáng kể của tổng chi mỗi năm.

Thời gian hộ chiếu không ở bên bạn

Mỗi lần gửi hộ chiếu đi xin thị thực là vài ngày tới vài tuần bạn không đi đâu được.

Với người đi lại nhiều, đây là ràng buộc thật lên lịch làm việc, và tấm thẻ loại bỏ hoàn toàn nó.

Chi phí cơ hội

Một cơ hội kinh doanh cần bay trong ba ngày là thứ thị thực thường không kịp.

Hãy hỏi bộ phận kinh doanh xem trong hai năm qua đã phải từ chối bao nhiêu lời mời vì lý do giấy tờ.

Tính cho cả nhóm chứ không riêng một người

Nếu doanh nghiệp có bốn năm người đi lại, phần giấy tờ chung được chia đều và chi phí bình quân giảm hẳn.

Hãy làm phép tính ở cấp doanh nghiệp, vì quyết định này thường là quyết định của công ty chứ không của cá nhân.

Khi nào thẻ rẻ hơn rõ rệt

Từ khoảng bốn năm chuyến mỗi năm trong khối trở lên, và với người đi tới nhiều nơi khác nhau.

Dưới mức đó, xin thị thực từng lần thường đơn giản và rẻ hơn về tổng thể.

Số lần đi là biến quyết định

Mọi phép tính đều xoay quanh một con số duy nhất: bạn đi bao nhiêu lần tới bao nhiêu nơi mỗi năm.

Hãy lấy số thật từ lịch sử ba năm gần nhất chứ đừng dùng con số dự kiến, vì dự kiến hầu như luôn cao hơn thực tế.

Trường hợp thẻ không rẻ hơn

Bạn chỉ tới một hai nơi, hoặc đã có thị thực nhiều lần dài hạn cho chúng, hoặc chúng đã miễn thị thực.

Trong những trường hợp này, chi phí và công sức làm thẻ không tương xứng với lợi ích thêm được.

Lập bảng cho doanh nghiệp mình

Số chuyến, số nơi, số người, phí đã trả năm ngoái, và thời gian nhân sự đã bỏ ra.

Bảng này trả lời câu hỏi chính xác hơn mọi lời khuyên chung, vì nó dùng số liệu của chính bạn.

Đừng quên chi phí của việc không có công cụ nào

Khoảng trống giữa hai chu kỳ thẻ, khi mọi thị thực cũng đã hết hạn, là lúc chi phí cao nhất.

Hãy tính chi phí của việc phải xin gấp nhiều thị thực cùng lúc vào phép so sánh, vì đó là kịch bản thật nếu bạn không chuẩn bị trước.

So cả phương án thứ ba

Với một số thị trường, việc có đối tác hoặc nhân sự tại chỗ thay thế được phần lớn nhu cầu đi lại.

Hãy đưa phương án này vào bảng so sánh. Đôi khi nó rẻ hơn cả hai công cụ giấy tờ cộng lại, và hiệu quả hơn nhiều.

Đưa con số vào báo cáo hằng năm

Chi phí giấy tờ đi lại là một khoản thật trong ngân sách hoạt động quốc tế, nhưng nó thường nằm rải rác nhiều mục.

Gom lại thành một dòng giúp lãnh đạo thấy rõ, và đó cũng là cách thuyết phục nhất khi bạn cần duyệt chi cho đợt cấp lại tiếp theo.

Ghi số liệu ngay khi phát sinh

Mỗi lần trả phí thị thực, ghi lại số tiền và ngày. Mỗi lần gửi hộ chiếu đi, ghi số ngày nó vắng mặt.

Cuối năm bạn có số thật thay vì phải ước lượng lại, và phép so sánh khi đó mới thật sự đáng tin.

Tính lại mỗi chu kỳ

Thị trường đổi, nhân sự đổi, và chế độ miễn thị thực cũng đổi.

Quyết định đúng của năm năm trước không nhất thiết còn đúng hôm nay. Hãy làm lại phép tính trước mỗi lần cấp lại.

Hỏi đáp