Lệ phí thẻ chỉ là một phần. Tổng chi phí thật gồm nhiều khoản nhỏ và thời gian của nhiều người trong doanh nghiệp.
Lệ phí chính
Khoản nộp cho cơ quan khi nộp hồ sơ xin thẻ. Đây là khoản được công bố và dễ tra nhất.
Nó thường không hoàn lại nếu hồ sơ bị từ chối, nên hãy chắc chắn đủ điều kiện trước khi nộp.
Chi phí giấy tờ
Phí cấp phiếu lý lịch tư pháp, phí sao y chứng thực, phí xin các xác nhận từ cơ quan thuế và bảo hiểm.
Mỗi khoản nhỏ nhưng với bộ hồ sơ nhiều giấy tờ và nhiều người, tổng lại không hề nhỏ.
Dịch thuật nếu có
Với doanh nghiệp có giấy tờ tiếng nước ngoài hoặc hợp đồng quốc tế cần nộp, phần dịch và chứng thực là một khoản riêng.
Hãy hỏi rõ tài liệu nào bắt buộc phải dịch, thay vì dịch toàn bộ cho chắc.
Thời gian của nhân sự
Đây là khoản lớn nhất và ít ai tính. Bộ phận hành chính mất nhiều tuần công để gom, kiểm, và theo dõi hồ sơ.
Với doanh nghiệp lớn, chi phí nhân sự thường vượt xa mọi khoản lệ phí cộng lại.
Chi phí đi lại làm thủ tục
Nộp trực tiếp, bổ sung giấy tờ, nhận thẻ. Với doanh nghiệp ở xa trung tâm hành chính, mỗi lần đi là một khoản.
Hãy hỏi trước về khả năng nộp qua bưu điện hoặc trực tuyến để giảm số lần phải đi.
Chi phí cấp lại
Thẻ có hạn và phải cấp lại sau mỗi chu kỳ. Hãy tính khoản này vào ngân sách dài hạn, không chỉ tính lần đầu.
Và nếu bạn đổi hộ chiếu giữa chừng, sẽ có thêm một lần cấp lại ngoài kế hoạch.
So với chi phí xin thị thực
Hãy tính tổng phí thị thực bạn đã trả trong ba năm qua, cộng thời gian gửi hộ chiếu và công chuẩn bị hồ sơ mỗi lần.
Với người đi trên bốn năm chuyến mỗi năm, thẻ thường rẻ hơn rõ rệt. Với người đi ít, thị thực từng lần đơn giản hơn.
Chi phí cho người thứ hai rẻ hơn nhiều
Phần hồ sơ doanh nghiệp dùng chung, nên xin cho ba bốn người cùng lúc có chi phí bình quân thấp hơn hẳn so với xin lẻ.
Nếu công ty có nhiều người cần, hãy làm một đợt thay vì rải rác theo từng nhu cầu phát sinh.
Đừng bỏ qua chi phí cơ hội
Thời gian hộ chiếu nằm ở đại sứ quán là thời gian bạn không đi đâu được. Với người kinh doanh, điều này có giá.
Và khả năng bay trong vài ngày khi có cơ hội là thứ không quy ra tiền được nhưng rất thật.
Trình bày với lãnh đạo bằng con số
Tổng chi phí, tổng thời gian, và ước tính số chuyến sẽ dùng thẻ trong năm năm tới.
Một bảng ngắn có ba con số đó thuyết phục hơn nhiều so với việc mô tả sự tiện lợi, và nó cũng giúp bạn tự kiểm tra quyết định của mình.
Ghi lại chi phí thật để so sau này
Lập một bảng nhỏ ghi mọi khoản đã chi và thời gian đã bỏ ra cho lần này.
Sau ba năm, bạn so được với số tiền và thời gian lẽ ra phải bỏ cho việc xin thị thực từng lần, và biết chính xác quyết định có đúng không.
Khi nào thẻ bắt đầu có lãi
Thường từ năm thứ hai trở đi, khi phần lớn các nơi đã chấp thuận và bạn không còn phải xin thị thực cho chúng.
Hãy đặt kỳ vọng theo mốc đó khi trình bày với lãnh đạo, thay vì hứa tiết kiệm ngay trong năm đầu.
Tính cả chi phí duy trì thị thực song song
Trong lúc chờ và cho những nơi chưa chấp thuận, bạn vẫn phải xin thị thực như cũ.
Hãy tính khoản này vào ngân sách năm đầu, vì nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi thấy chi phí không giảm ngay sau khi có thẻ.
Chi phí ẩn khi hồ sơ phải làm lại
Một vòng bổ sung nghĩa là làm lại một số giấy tờ có hạn, thêm một lần đi nộp, và thêm vài tuần chờ.
Đây là lý do đầu tư thời gian vào việc kiểm chéo trước khi nộp luôn rẻ hơn so với sửa sau.
Lập một bảng cho doanh nghiệp
Liệt kê mọi khoản cho một người, rồi nhân với số người dự định xin. Trình bày cùng với ước tính tiết kiệm được.
Đây là cách thuyết phục nhất khi cần lãnh đạo duyệt, thay vì chỉ nói rằng có thẻ thì tiện hơn.
Hỏi đáp
Lệ phí là bao nhiêu?
Hãy tra mức hiện hành tại cơ quan tiếp nhận, vì nó được điều chỉnh theo thời gian.
Bị từ chối có hoàn phí không?
Thường không. Phí là phí xét hồ sơ, không phụ thuộc kết quả.
Doanh nghiệp hay cá nhân trả?
Tuỳ chính sách nội bộ. Phần lớn doanh nghiệp chi trả vì đây là công cụ phục vụ công việc.
Cấp lại có rẻ hơn lần đầu không?
Lệ phí thường tương đương, nhưng công chuẩn bị ít hơn vì hồ sơ đã có sẵn.
