Cầm được tấm thẻ chưa phải là xong. Có bốn việc nên làm trong tuần đầu tiên, và làm ngay thì tránh được rắc rối về sau.
Một: kiểm thông tin trên thẻ
Tên, số hộ chiếu, ngày hết hạn. Đối chiếu từng ký tự với hộ chiếu đang cầm.
Sai sót báo ngay thì sửa được. Phát hiện ở sân bay thì bạn không đi được và phải làm lại từ đầu.
Hai: đọc danh sách mặt sau
Ghi ra tên đầy đủ của từng nền kinh tế trong danh sách, và ghi cả những nơi bạn cần mà chưa có tên.
Với những nơi chưa có, hãy tiếp tục xin thị thực bình thường và hỏi lại tiến độ sau vài tháng.
Ba: ghi hạn thẻ vào lịch
Ngày hết hạn của thẻ, và một lời nhắc trước đó ít nhất một năm.
Việc cấp lại cũng qua đủ các chặng như lần đầu, nên bắt đầu sớm là cách duy nhất tránh khoảng trống.
Bốn: lưu bản sao
Chụp cả hai mặt thẻ, lưu trên máy và trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến, cùng chỗ với bản sao hộ chiếu.
Nếu mất thẻ, đây là thông tin bạn cần để khai báo và làm lại.
Chụp ảnh thẻ gửi cho bộ phận hành chính
Họ cần thông tin trên thẻ khi đặt vé và khi làm thủ tục cho các chuyến sau.
Gửi một lần ngay khi nhận thẻ tránh được việc mỗi lần đi lại phải hỏi lại số thẻ và ngày hết hạn.
Trước chuyến đi đầu tiên
Tra quy định của nơi bạn sắp tới: được ở bao nhiêu ngày, có yêu cầu gì kèm theo, và làn ưu tiên ở sân bay nào.
Và mang cả thẻ lẫn hộ chiếu. Người mới có thẻ hay quên rằng thẻ không thay thế hộ chiếu.
Hỏi lại về những nơi chưa chấp thuận
Ngay trong tuần đầu, hãy hỏi cơ quan cấp thẻ xem hồ sơ của bạn ở những nơi còn lại đang ở trạng thái nào.
Biết nơi nào đang xét và nơi nào đã từ chối giúp bạn quyết định xin thị thực cho nơi nào thay vì chờ vô ích.
Báo cho bộ phận liên quan
Bộ phận hành chính và người sắp xếp lịch công tác nên biết bạn đã có thẻ và dùng được ở đâu.
Điều đó giúp họ lên lịch nhanh hơn và không xin thị thực thừa cho những nơi bạn đã dùng thẻ được.
Thử một chuyến ngắn trước
Nếu có thể, hãy dùng thẻ lần đầu ở một chuyến không quan trọng, tới nơi bạn đã quen thủ tục.
Bạn làm quen với làn ưu tiên và cách xuất trình mà không chịu áp lực của một lịch làm việc dày ở đầu kia.
Nộp lại thẻ cũ nếu có
Với thẻ cấp lại, thẻ cũ thường phải nộp lại hoặc huỷ theo hướng dẫn.
Đừng giữ cả hai và mang nhầm cuốn cũ ra sân bay. Đây là lỗi đơn giản nhưng làm hỏng cả chuyến đi.
Cất thẻ ở chỗ cố định
Cùng chỗ với hộ chiếu, trong một bao đựng riêng. Thẻ để rời trong ví dễ cong, xước, hoặc rơi mất.
Và hãy tập thói quen kiểm cả hai cùng lúc mỗi khi chuẩn bị đi, thay vì nhớ ra thẻ khi đã tới sân bay.
Bắt đầu ghi lịch sử sử dụng
Mỗi chuyến dùng thẻ: nơi tới, ngày vào, ngày ra, số ngày. Ghi ngay sau khi về.
Với những nơi có giới hạn tổng số ngày, đây là cách duy nhất để đếm cho đúng qua nhiều năm.
Xác nhận lại quy định về mục đích
Đọc lại một lần phần quy định của chính cơ quan cấp thẻ về những gì được và không được làm khi dùng thẻ.
Nhiều người chỉ đọc lướt lúc nộp hồ sơ. Đọc kỹ khi cầm thẻ trong tay giúp bạn nhớ rõ hơn và áp dụng đúng ngay từ chuyến đầu.
Ghi lại ngày nhận thẻ
Cùng với ngày nộp hồ sơ và ngày được duyệt, nó cho bạn tổng thời gian thật của lần này.
Con số đó là căn cứ chính xác nhất để lập kế hoạch cho lần cấp lại và cho những người tiếp theo trong công ty.
Đừng quên rằng nó có điều kiện
Thẻ dành cho mục đích công việc, và mọi quyền lợi gắn với việc bạn tuân thủ đúng.
Hãy đọc lại phần quy định về mục đích sử dụng một lần nữa trước chuyến đầu tiên, để không phạm lỗi vì không biết.
Hỏi đáp
Thẻ sai thông tin thì làm lại mất bao lâu?
Tuỳ lỗi và tuỳ cơ quan. Hãy báo ngay khi nhận để xử lý sớm nhất.
Có cần đăng ký gì thêm trước khi dùng không?
Thường không. Nhưng hãy tra quy định của nơi bạn sắp tới cho lần đầu.
Người khác nhận thẻ hộ được không?
Thường cần giấy uỷ quyền. Hãy hỏi trước nếu bạn đang công tác xa.
Mất thẻ thì sao?
Báo ngay cho cơ quan cấp và làm thủ tục cấp lại. Trong thời gian đó hãy xin thị thực bình thường.
