Bộ giấy tờ cá nhân của người xin thẻ

Phần này nhỏ hơn hồ sơ doanh nghiệp nhưng lỗi ở đây làm chậm cả bộ. Đây là danh sách và những chỗ hay sai nhất.

Hộ chiếu

Bản sao trang thông tin, và bản gốc để đối chiếu. Hộ chiếu phải còn hạn đủ dài, tốt nhất là trên ba năm.

Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, hãy làm mới trước rồi mới nộp. Thẻ gắn với số hộ chiếu và sẽ phải cấp lại nếu bạn đổi cuốn.

Ảnh

Đúng kích thước, nền đúng màu quy định, chụp gần đây, không đội mũ, không đeo kính râm.

Ảnh không đạt chuẩn là lý do rất hay khiến hồ sơ bị trả lại. Hãy chụp tại tiệm với đúng quy cách thay vì cắt từ ảnh cũ.

Phiếu lý lịch tư pháp

Loại và thời hạn theo quy định hiện hành. Hãy làm đúng thời điểm vì nó có hiệu lực ngắn.

Nếu bạn từng cư trú ở nước ngoài dài ngày, có thể cần cả lý lịch của nơi đó. Hãy hỏi trước vì phần này mất nhiều thời gian nhất.

Giấy tờ về chức danh

Quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, hoặc giấy tờ cho thấy bạn là người đại diện theo pháp luật.

Chức danh ghi trên giấy tờ phải khớp với chức danh khai trong đơn và trong văn bản cho phép của cơ quan quản lý.

Chứng từ bảo hiểm xã hội

Nhiều nơi yêu cầu để chứng minh bạn thực sự làm việc tại doanh nghiệp, không phải chỉ có tên trên giấy.

Hãy xin xác nhận từ cơ quan bảo hiểm hoặc từ bộ phận nhân sự, tuỳ yêu cầu cụ thể.

Đơn xin cấp thẻ

Mẫu do cơ quan phát hành, điền đầy đủ và ký đúng người. Phần khai về nhu cầu đi lại nên viết cụ thể chứ không chung chung.

Hãy dùng mẫu mới nhất lấy trực tiếp tại cơ quan, vì mẫu lưu hành trên mạng thường đã cũ.

Các lỗi hay gặp

Tên viết khác nhau giữa hộ chiếu và các giấy tờ trong nước, do dấu hoặc do cách viết hoa.

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng dễ tránh nhất. Hãy đối chiếu từng chữ giữa hộ chiếu và mọi văn bản.

Sổ hộ khẩu và giấy tờ cư trú

Một số nơi yêu cầu giấy tờ xác nhận nơi cư trú của người xin, tuỳ quy định hiện hành.

Hãy hỏi danh mục cụ thể thay vì chuẩn bị theo trí nhớ từ một lần làm thủ tục khác, vì quy định về loại giấy này thay đổi khá nhiều.

Giấy tờ đã cũ

Quyết định bổ nhiệm từ nhiều năm trước trong khi bạn đã đổi chức danh, hoặc hợp đồng lao động đã hết hạn và chưa ký lại.

Hãy rà lại hồ sơ nhân sự của chính mình trước khi nộp, vì những thứ này thường không ai để ý cho tới lúc cần.

Người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp Việt Nam

Nếu người xin mang quốc tịch khác, họ phải xin thẻ qua nền kinh tế mà họ là công dân, không qua Việt Nam.

Đây là điểm hay nhầm ở các doanh nghiệp có nhân sự quốc tế. Hãy xác định quốc tịch của từng người trước khi lập danh sách.

Chuẩn bị sớm phần có hạn ngắn

Lý lịch tư pháp và một số xác nhận có hiệu lực ngắn. Hãy làm sau cùng, khi mọi thứ khác đã sẵn sàng.

Làm quá sớm là phải làm lại, và đó là công sức lẫn chi phí mất đi không cần thiết.

Đi nộp nên có người thứ hai

Nếu thiếu một giấy tờ, người còn lại ở công ty lấy và gửi bổ sung ngay trong buổi đó.

Cách này biến một lần phải quay lại thành một cuộc gọi, và với cơ quan ở xa thì nó tiết kiệm cả ngày.

Chuẩn bị hai bộ: gốc và sao

Nhiều cơ quan yêu cầu mang bản gốc để đối chiếu và nộp bản sao. Đi mà thiếu bản gốc là phải quay lại.

Hãy xếp hai bộ riêng, đánh dấu rõ, và mang cả hai mỗi lần tới cơ quan.

Kiểm chéo với hồ sơ doanh nghiệp

Tên bạn, chức danh, và tên doanh nghiệp phải khớp giữa giấy tờ cá nhân, văn bản cho phép, và đơn xin thẻ.

Hãy để một người đọc cả ba bộ cùng lúc trước khi nộp. Việc này mất nửa buổi và tránh được nhiều vòng bổ sung.

Hộ chiếu nên còn nhiều trang trống

Thẻ không dán vào hộ chiếu, nhưng bạn vẫn cần trang trống cho dấu xuất nhập cảnh của các chuyến sắp tới.

Nếu hộ chiếu đã gần hết chỗ, hãy làm mới trước khi nộp hồ sơ xin thẻ, để không phải cấp lại thẻ ngay sau đó.

Lưu bản sao cho lần sau

Quét toàn bộ và lưu trong thư mục cá nhân của bạn. Lần cấp lại sau vài năm sẽ cần đúng những thứ này.

Và nếu bạn đổi doanh nghiệp, phần giấy tờ cá nhân vẫn dùng lại được với hồ sơ mới.

Hỏi đáp