Các bước nộp hồ sơ từ đầu tới cuối

Quy trình có nhiều chặng và mỗi chặng có đầu mối khác nhau. Biết trước toàn bộ giúp bạn không bị động ở giữa đường.

Bước một: quyết định trong doanh nghiệp

Xác định ai sẽ xin thẻ, và lấy phê duyệt của lãnh đạo. Với doanh nghiệp lớn, bước này đã có thể mất vài tuần.

Hãy chốt danh sách người xin trước khi bắt đầu gom giấy tờ, vì phần giấy tờ cá nhân phụ thuộc vào danh sách đó.

Xác định quốc tịch của từng người xin

Chỉ công dân Việt Nam mới xin thẻ qua cơ quan Việt Nam. Nhân sự mang quốc tịch khác phải xin qua nền kinh tế của họ.

Hãy lọc danh sách theo tiêu chí này trước, để không mất công chuẩn bị hồ sơ cho người không nộp được ở đây.

Bước hai: gom hồ sơ doanh nghiệp

Giấy tờ pháp lý, chứng từ thuế, và bằng chứng giao dịch với các nền kinh tế trong khối.

Đây là chặng dài nhất trong phần bạn kiểm soát được. Hãy phân công một đầu mối theo dõi và đặt hạn nội bộ.

Bước ba: xin văn bản cho phép

Ở Việt Nam, doanh nghiệp cần văn bản của cơ quan quản lý có thẩm quyền xác nhận người xin đủ điều kiện.

Cơ quan nào tuỳ loại hình và lĩnh vực của doanh nghiệp. Hãy hỏi rõ ngay từ đầu để không gửi nhầm chỗ.

Bước bốn: nộp hồ sơ xin thẻ

Nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh kèm toàn bộ giấy tờ đã chuẩn bị và lệ phí.

Hãy kiểm danh mục giấy tờ một lần cuối trước khi nộp, vì thiếu một thứ là một vòng bổ sung mất vài tuần.

Giữ một bản sao của mọi thứ đã nộp

Trước khi nộp, hãy quét toàn bộ hồ sơ. Đây là thứ bạn cần khi được hỏi bổ sung hoặc khi làm hồ sơ cho người tiếp theo.

Và nếu có tranh luận về việc đã nộp gì, bản sao kèm biên nhận là bằng chứng duy nhất bạn có.

Bước năm: xét trong nước

Cơ quan xét và quyết định cấp thẻ. Nếu cần bổ sung, bạn sẽ nhận thông báo.

Hãy trả lời yêu cầu bổ sung nhanh nhất có thể. Mỗi ngày chậm là một ngày cộng vào tổng thời gian.

Thẻ tạm trong lúc chờ

Một số nơi cấp thẻ ngay sau khi duyệt trong nước, với danh sách chỉ gồm những nền kinh tế đã kịp chấp thuận.

Hãy hỏi xem bạn nhận thẻ ngay hay phải chờ đủ một số nơi. Điều này ảnh hưởng tới cách bạn lập kế hoạch cho các chuyến gần.

Bước sáu: gửi đi cho các nền kinh tế

Sau khi được duyệt trong nước, hồ sơ của bạn được gửi tới từng nền kinh tế thành viên để họ xét riêng.

Bạn không tham gia vào chặng này và cũng không có kênh hỏi trực tiếp. Mọi thông tin đi qua cơ quan cấp thẻ trong nước.

Lệ phí và thời điểm nộp

Lệ phí thường nộp khi nộp hồ sơ và không hoàn lại nếu hồ sơ bị từ chối.

Hãy hỏi rõ mức phí hiện hành và hình thức nộp, vì một số nơi chỉ nhận chuyển khoản với nội dung ghi theo mẫu.

Bước bảy: nhận thẻ

Thẻ được in với danh sách các nền kinh tế đã chấp thuận tại thời điểm đó. Hãy kiểm ngay thông tin trên thẻ có khớp hộ chiếu không.

Sai sót phát hiện lúc nhận thì sửa được. Phát hiện ở sân bay thì không.

Kiểm thông tin in trên thẻ ngay

Tên viết hoa đúng cách, số hộ chiếu từng ký tự, và ngày hết hạn. Đối chiếu trực tiếp với hộ chiếu đang cầm.

Nếu có sai sót, hãy báo ngay tại chỗ. Thẻ sai thông tin không dùng được và việc làm lại mất thêm nhiều tuần.

Bước tám: cập nhật khi có thêm chấp thuận

Khi một nền kinh tế chấp thuận muộn hơn, bạn được cấp thẻ mới. Hãy theo dõi và làm thủ tục nhận thẻ cập nhật.

Nhiều người không biết mình đã được thêm nơi chấp thuận vì không hỏi lại sau khi nhận thẻ lần đầu.

Nhận thẻ cho người đang ở nước ngoài

Nếu người xin đang công tác dài ngày, hãy sắp xếp người nhận thay có giấy uỷ quyền, hoặc hỏi về hình thức chuyển phát.

Thẻ nằm ở cơ quan chờ người tới lấy trong nhiều tháng là tình huống lãng phí và hoàn toàn tránh được.

Giữ liên lạc suốt quá trình

Địa chỉ và số điện thoại trong hồ sơ phải là thứ bạn dùng hằng ngày, vì mọi thông báo đi qua đó.

Với quá trình kéo dài nhiều tháng, việc đổi số điện thoại mà quên báo là chuyện xảy ra thật.

Hỏi đáp