Một bảng đơn giản trả lời được câu hỏi thẻ có đáng hay không, chính xác hơn mọi lời khuyên chung. Đây là cách lập nó trong một buổi.
Cột một: điểm đến
Liệt kê mọi nơi doanh nghiệp bạn đã tới trong hai năm qua, và những nơi trong kế hoạch ba năm tới.
Đừng bỏ sót những chuyến ngắn hoặc những nơi chỉ đi một lần. Chúng vẫn tính vào tổng.
Cột hai: có trong khối không
Đánh dấu từng nơi. Rồi cộng riêng số chuyến trong khối và ngoài khối.
Tỉ lệ này là con số quan trọng nhất. Nếu phần lớn nằm ngoài khối, bạn có thể dừng ở đây.
Cột ba: số chuyến mỗi năm
Con số thật, đếm từ vé máy bay và dấu hộ chiếu, không phải ước lượng.
Nhiều người nghĩ mình đi nhiều hơn thực tế, và ngược lại cũng có. Hãy đếm thật.
Cột bốn: ai đi
Cùng một người hay nhiều người khác nhau. Nếu nhiều người, mỗi người cần một thẻ riêng.
Điều này đổi hoàn toàn phép tính chi phí, vì thẻ cấp cho cá nhân chứ không cho doanh nghiệp.
Cột năm: đang dùng giấy tờ gì
Thị thực từng lần, thị thực nhiều lần còn hiệu lực, hay được miễn thị thực.
Những nơi đã được miễn hoặc đã có thị thực dài hạn thì thẻ không thêm được gì nhiều.
Cột sáu: chi phí và thời gian hiện tại
Phí thị thực mỗi lần, số ngày hộ chiếu nằm ở đại sứ quán, và công chuẩn bị hồ sơ.
Cộng lại cho hai năm qua, bạn có con số để so với chi phí làm thẻ.
Cột bảy: mức độ gấp của các chuyến
Bao nhiêu chuyến được lên lịch trước một tháng, và bao nhiêu chuyến phát sinh trong vòng một tuần.
Tỉ lệ chuyến gấp cao là lý do mạnh nhất để làm thẻ, vì đó chính là loại chuyến mà thị thực không kịp.
Cột tám: ai trong công ty đi nhiều nhất
Xếp theo số chuyến trong hai năm qua. Danh sách này quyết định bạn xin thẻ cho ai trước.
Đừng xin theo chức danh. Hãy xin cho người thật sự đi, vì đó cũng là người dễ chứng minh nhu cầu nhất.
Đọc bảng
Nếu nhiều chuyến trong khối, nhiều người đi, và phần lớn đang phải xin thị thực từng lần, thì thẻ rõ ràng đáng.
Nếu ít chuyến, hoặc chủ yếu tới nơi đã miễn thị thực, thì công sức làm thẻ không tương xứng.
Đối chiếu với danh sách tham gia chương trình
Sau khi có danh sách điểm đến, hãy kiểm từng nơi có tham gia chương trình thẻ không.
Một thị trường trong khối nhưng không chấp thuận thẻ thì với bạn cũng như ngoài khối. Hãy đánh dấu rõ để phép tính không bị lệch.
Chia sẻ bảng với lãnh đạo
Bảng này là cách trình bày thuyết phục nhất khi cần duyệt ngân sách và thời gian của bộ phận hành chính.
Nó cũng cho thấy bạn đã cân nhắc bằng số liệu chứ không đề xuất theo cảm tính.
Tính cả chuyến của người sắp tuyển
Nếu doanh nghiệp sắp có thêm nhân sự phụ trách thị trường quốc tế, hãy tính cả nhu cầu của họ vào bảng.
Thẻ mất nhiều tháng để có, nên chuẩn bị trước cho người sắp nhận việc là hợp lý hơn nhiều so với bắt đầu sau khi họ đã vào làm.
Đừng quên các chuyến do đối tác mời
Nhiều chuyến đi phát sinh từ lời mời của đối tác chứ không nằm trong kế hoạch của bạn.
Hãy hỏi bộ phận kinh doanh về những lời mời đã phải từ chối vì không kịp giấy tờ. Đó là chi phí cơ hội thật mà bảng thuần số chuyến không cho thấy.
Dùng bảng để quyết ai xin trước
Nếu chỉ xin được cho một hai người trong đợt đầu, bảng cho biết ai đi nhiều nhất và tới những nơi nào.
Quyết dựa trên số liệu tránh được tranh luận nội bộ về việc ai xứng đáng có thẻ hơn.
Giữ bảng làm tài liệu sống
Cập nhật sau mỗi chuyến thay vì làm lại từ đầu mỗi năm. Chỉ mất một phút mỗi lần.
Sau hai ba năm, bảng này còn giúp bạn nhìn ra xu hướng thị trường của chính doanh nghiệp mình.
Cập nhật mỗi năm
Thị trường đổi, nhân sự đổi, và chế độ miễn thị thực cũng đổi.
Một lần rà mỗi năm cho biết chiến lược đi lại của doanh nghiệp còn phù hợp hay cần điều chỉnh.
Hỏi đáp
Bao nhiêu chuyến thì nên làm thẻ?
Không có ngưỡng cứng, nhưng từ bốn năm chuyến mỗi năm trong khối thì thường đáng.
Có nên tính cả chuyến dự kiến không?
Có, nhưng hãy tách riêng với số thật để không tự thuyết phục mình bằng kế hoạch chưa chắc chắn.
Doanh nghiệp nhỏ có cần lập bảng không?
Rất nên, vì với nguồn lực hạn chế thì quyết định sai tốn kém hơn.
Ai nên lập bảng này?
Người sắp xếp lịch công tác, vì họ nắm số liệu thật về các chuyến đi.
