Khi năm bảy người cùng có thẻ, việc theo dõi trở thành một công việc thật. Đây là cách làm cho nó chạy trơn thay vì mỗi người tự lo.
Một bảng cho cả nhóm
Mỗi người một dòng: số thẻ, ngày hết hạn, số hộ chiếu, danh sách chấp thuận, và các thị thực đang có.
Bảng này là công cụ của bộ phận hành chính, và nó trả lời được mọi câu hỏi khi cần xếp lịch công tác gấp.
Lịch cấp lại theo đợt
Gom những người sắp hết hạn trong cùng năm vào một đợt chuẩn bị.
Phần giấy tờ doanh nghiệp dùng chung, nên làm theo đợt tiết kiệm rất nhiều công so với làm lẻ theo từng người.
Một đầu mối duy nhất
Một người theo dõi toàn bộ, biết ai đang ở chặng nào và khi nào cần hành động.
Không có đầu mối thì hồ sơ nằm im vì ai cũng nghĩ người khác đang lo, và đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến thẻ hết hạn mà chưa cấp lại.
Quy trình khi có người nghỉ
Thu hồi thẻ, báo cơ quan, và cập nhật bảng. Hãy đưa việc này vào quy trình nghỉ việc chuẩn của công ty.
Rất nhiều doanh nghiệp bỏ sót bước này, và nó là vi phạm nghĩa vụ báo cáo.
Quy trình khi có người mới
Nếu vị trí mới cần đi lại nhiều, hãy bắt đầu hồ sơ ngay, đừng đợi tới chuyến công tác đầu tiên.
Với thời gian xin tính bằng nhiều tháng, việc bắt đầu sớm là khác biệt giữa có và không có công cụ khi cần.
Theo dõi hộ chiếu của từng người
Đổi hộ chiếu là phải cấp lại thẻ. Hãy đưa ngày hết hạn hộ chiếu vào cùng bảng.
Nhắc mọi người làm hộ chiếu mới khi còn hạn dài, để việc cấp lại thẻ không rơi vào lúc cần đi gấp.
Chia sẻ danh sách chấp thuận
Người xếp lịch cần biết ai dùng thẻ được ở đâu, để không xin thị thực thừa và không xếp nhầm người.
Hai người cùng công ty có thể có danh sách khác nhau, nên đừng giả định họ giống nhau.
Đặt lời nhắc chung cho cả nhóm
Một lịch chung với mốc hết hạn của từng thẻ và từng hộ chiếu, chia sẻ cho cả bộ phận hành chính.
Như vậy việc theo dõi không phụ thuộc vào trí nhớ của một người, và người thay thế khi ai đó nghỉ phép vẫn nắm được.
Cập nhật bảng mỗi quý
Hạn thẻ, hạn hộ chiếu, thay đổi nhân sự, và danh sách chấp thuận mới.
Mười lăm phút mỗi quý là đủ, và nó tránh được việc phát hiện vấn đề vào đúng tuần trước một chuyến quan trọng.
Ghi cả người phụ trách hồ sơ của từng thẻ
Với nhóm lớn, mỗi hồ sơ có thể do người khác nhau theo dõi ở các thời điểm khác nhau.
Ghi rõ ai đang phụ trách cái nào giúp người mới tiếp quản biết hỏi ai, thay vì phải dò lại từ đầu toàn bộ lịch sử trao đổi.
Tính ngân sách theo năm
Với nhóm nhiều người, chi phí cấp lại dồn vào một số năm nhất định theo chu kỳ của từng thẻ.
Hãy đưa con số này vào kế hoạch ngân sách hằng năm của bộ phận, thay vì để nó xuất hiện như một khoản phát sinh bất ngờ.
Lưu bảng ở nơi cả nhóm truy cập được
Đừng để bảng nằm trong máy cá nhân của một người. Khi họ nghỉ phép hoặc chuyển việc, thông tin đi theo.
Một thư mục chung của doanh nghiệp với quyền truy cập cho vài người là cách đơn giản nhất để việc theo dõi không bao giờ đứt.
Đánh giá lại mỗi năm cả nhóm
Ai còn đi nhiều, ai đã ít đi, và có ai mới cần thẻ. Nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi theo thị trường.
Việc rà này cũng giúp bạn không cấp lại cho người không còn dùng tới, và dồn nguồn lực cho người thật sự cần.
Tài liệu hướng dẫn cho người mới có thẻ
Một trang: mang theo gì, kiểm gì trước chuyến đi, dùng thẻ vào việc gì, và liên hệ ai khi vướng.
Gửi cho mỗi người ngay khi họ nhận thẻ. Nó tiết kiệm cho bộ phận hành chính rất nhiều câu hỏi lặp lại.
Lưu một bộ hồ sơ mẫu
Toàn bộ giấy tờ doanh nghiệp của lần làm gần nhất, để lần sau chỉ cần cập nhật số liệu.
Với công ty làm hồ sơ mỗi năm cho người mới, bộ mẫu này tiết kiệm hàng tuần công mỗi lần.
Hỏi đáp
Bao nhiêu người thì cần bảng theo dõi?
Từ hai người trở lên đã nên có. Với một người thì tệp cá nhân là đủ.
Ai nên giữ bảng này?
Bộ phận hành chính hoặc nhân sự, và nên có hai người truy cập được.
Xin cho nhiều người cùng lúc có nhanh hơn không?
Phần chuẩn bị nhanh hơn nhiều. Thời gian xét thì vẫn theo từng cá nhân.
Có giới hạn số thẻ mỗi doanh nghiệp không?
Một số nơi có, tuỳ quy mô. Hãy hỏi cơ quan trước khi lập danh sách dài.
